In de wereld van accountancy is het essentieel om klantgegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen. Met de opkomst van AI-tools zoals Chat GPT kunnen accountants efficiënter werken door documenten zoals contracten en financiële rapporten snel te analyseren. Maar hoe zorg je ervoor dat deze gevoelige informatie veilig blijft en niet gebruikt wordt voor modeltraining? Hier bespreken we de veiligheid stappen voor het uploaden van klantgegevens naar Chat GPT en leggen we het verschil uit tussen privé- en zakelijke accounts.
Het gebruik van bestandsupload binnen Chat GPT
Bestanden uploaden en functionaliteiten
Chat GPT biedt verschillende handige bestandsfunctionaliteiten. Door tekstbestanden, spreadsheets en presentaties te uploaden, kunnen accountants data snel analyseren, samenvatten en specifieke informatie extraheren. Enkele voorbeelden van hoe je deze AI-accountancy-tool kunt gebruiken:
- Synthese: Combineer informatie uit verschillende bronnen om een compleet beeld te krijgen.
- Transformatie: Vereenvoudig complexe documenten en herschrijf in een gewenste stijl.
- Extractie: Haal relevante cijfers of specifieke klantgegevens uit documenten.
Belangrijke bestandsbeperkingen Bij het gebruik van Chat GPT zijn er enkele uploadrichtlijnen om rekening mee te houden:
- Tot 20 bestanden per sessie uploaden.
- De maximale bestandsgrootte per bestand is 512 MB, met een limiet van 50 MB voor CSV-bestanden.
Met deze richtlijnen voorkom je dat de tool overbelast raakt, en behoud je een efficiënte workflow.
Gegevensbeheer en privacy-opties binnen Chat GPT
Tijdelijke chats: behoud van klantprivacy
Tijdelijke chats zijn een belangrijke functie van Chat GPT waarmee klantgegevens tijdelijk worden verwerkt, zonder langdurige opslag. Voor accountants betekent dit een extra laag privacybescherming. Om een tijdelijke chat te starten:
- Log in op je ChatGPT-account via chat.openai.com.
- Selecteer “Tijdelijke chat” bij het starten van een nieuwe sessie.
- Verwerk je klantgegevens zoals gewenst. Na beëindiging van de chat worden alle gegevens automatisch verwijderd.
Bewaarbeleid
Bestanden en chats worden standaard 30 dagen bewaard, waarna ze permanent verwijderd worden. Dit geeft je tijd om je werk te voltooien zonder risico dat klantgegevens lang blijven opgeslagen.
Privé- en zakelijke accounts: welke optie is het veiligst?
Privé accounts: basisfunctionaliteit met enkele risico’s
Privé accounts binnen Chat GPT slaan standaard gegevens op en kunnen deze gebruiken voor trainingsdoeleinden, tenzij je dit zelf uitschakelt. Hoewel privé accounts handig zijn voor persoonlijke notities, brengen ze mogelijk meer risico’s met zich mee voor accountants die werken met gevoelige klantinformatie.
Zakelijke accounts: het veiligste alternatief
Voor zakelijke accounts, zoals Chat GPT Enterprise en Chat GPT Team, gelden de strengste beveiligingsnormen:
- Geen modeltraining: Gegevens worden niet gebruikt voor AI-training.
- Gegevensbeveiliging: Bestanden zijn versleuteld en blijven binnen de organisatie.
- Teambeheer: Tools voor overzicht van teamgebruik en controle over data.
Door deze uitgebreide beveiligingsopties kunnen accountantskantoren hun klantgegevens met vertrouwen beheren en delen zonder in te boeten aan veiligheid.
Praktische tips voor privacybeheer binnen Chat GPT
OpenAI respecteert de privacy van gebruikers en verwerkt gegevens alleen voor modeltraining met expliciete toestemming. Volg deze stappen om je gegevens zo veilig mogelijk te beheren:
- Schakel modeltraining uit: Ga naar Instellingen > Data Controls en zet de optie “Verbeter het model voor iedereen” uit.
- Account verwijderen: Als je besluit geen gebruik meer te maken van Chat GPT, kun je je account permanent verwijderen, inclusief alle opgeslagen gegevens.
Conclusie
Het beschermen van klantgegevens in een digitale omgeving is cruciaal voor elke accountant. Door gebruik te maken van de juiste instellingen en tools binnen Chat GPT, zoals tijdelijke chats en zakelijke accounts, kun je met een gerust hart klantinformatie verwerken zonder dat deze wordt gebruikt voor trainingsdoeleinden. Chat GPT biedt daarmee een veilige en efficiënte oplossing voor accountants en administratiekantoren die hun werkprocessen willen moderniseren.
Benieuwd hoe AI jouw kantoor kan helpen? Sluit je aan bij onze community en praat mee over de mogelijkheden van AI in accountancy. Word vandaag nog lid en bouw mee aan de toekomst van accountancy!
