Samenvatting:

• AI transformeert de accountancysector door repetitieve taken zoals boekhouding en dataverwerking te automatiseren, waardoor accountants meer tijd hebben voor strategisch advies.
• Kleinere administratiekantoren profiteren van AI door efficiënter te werken met software zoals Exact en Yuki, wat hen helpt concurrerender te worden met voorspellende analyses en realtime rapportages.
• De menselijke factor blijft essentieel ondanks de voordelen van AI. Accountants zijn nodig om de resultaten van AI te interpreteren en persoonlijk klantadvies te geven.

De opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) verandert de accountancy– en administratiebranche in hoog tempo. Van automatisering van boekhoudprocessen tot slimme voorspellende analyses, AI belooft taken sneller en nauwkeuriger uit te voeren. Toch leven er bij accountants, assistent-accountants, boekhouders en administrateurs vragen en zorgen over deze technologie. Wat betekent AI in de accountancy voor hun werk? Hoe implementeer je boekhoudsoftware met AI in de praktijk? En hoe zorgt de EU AI Act voor ethische en juridische waarborgen? In deze blog beantwoorden we niet alleen de meest gestelde vragen (FAQ), maar delen we ook praktijkvoorbeelden van wat er al gebeurt in de sector, en waar nog mogelijkheden liggen.

Wat is AI en hoe werkt het binnen de accountancy en administratie?

Kunstmatige intelligentie (AI) stelt machines in staat om taken uit te voeren die normaal door mensen worden gedaan. Denk aan het automatiseren van boekhoudprocessen, zoals het verwerken van facturen, het analyseren van grote hoeveelheden financiële gegevens, en het herkennen van patronen.

In de accountancy worden machine learning-algoritmes gebruikt om afwijkingen in jaarrekeningen op te sporen, terwijl boekhoudsoftware met AI, zoals Exact en Yuki, helpt bij het automatisch invoeren en categoriseren van financiële transacties. Deze technologie stelt accountants en administrateurs in staat om meer tijd te besteden aan strategische analyses en advies, in plaats van repetitieve, handmatige taken.

Machine learning: Een vorm van AI waarbij systemen zelfstandig leren van data zonder dat ze expliciet geprogrammeerd zijn voor elke specifieke taak.

Voorbeeld uit de praktijk: KPMG Nederland maakt gebruik van AI-tools zoals Clara (van KPMG International), een platform dat accountants helpt bij het uitvoeren van audits. Clara gebruikt machine learning om automatisch afwijkingen in financiële gegevens te identificeren. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat auditors zich kunnen richten op het analyseren van de bevindingen en het geven van strategisch advies aan klanten.

Wat zijn de voordelen van AI voor accountants en administratiekantoren?

AI biedt zowel accountants als administratiekantoren tal van voordelen:

• Efficiëntie: Door het automatiseren van repetitieve taken zoals facturatie, reconciliatie en data-invoer, komt er meer tijd vrij voor waardevolle taken zoals advieswerk.
• Nauwkeurigheid: AI vermindert menselijke fouten door consistent data te analyseren en rapporten te genereren.
• Snellere besluitvorming: Met AI-tools kunnen accountants en administrateurs sneller inzicht krijgen in financiële trends en mogelijke risico’s.

Voor administrateurs: Kleinere administratiekantoren profiteren vooral van de tijdsbesparing en foutreductie die AI met zich meebrengt. Exact, een veelgebruikt boekhoudpakket in Nederland, biedt AI-gebaseerde functies voor automatische facturatieverwerking en bankkoppelingen. Dit zorgt ervoor dat administrateurs zich kunnen richten op klantadvies en maatwerkoplossingen.

Voor accountants: EY Nederland heeft AI-tools geïntegreerd in hun auditdiensten. Door middel van Helix, een data-analyseplatform, kunnen ze enorme datasets van klanten analyseren en patronen of afwijkingen opsporen. Dit versnelt niet alleen het proces, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid van audits.

Waar liggen de kansen voor kleinere accountants- en administratiekantoren in het MKB?

Voor kleinere accountants- en administratiekantoren in het MKB liggen de kansen vooral in het verbeteren van hun efficiëntie en dienstverlening door het gebruik van boekhoudsoftware met AI-functionaliteiten. Deze kantoren hebben vaak minder middelen dan de grotere spelers, maar kunnen juist met betaalbare software die kunstmatige intelligentie integreert, zoals Exact en Yuki, hun dienstverlening verbeteren en concurrerender worden.

• Efficiëntieverbetering: Exact en Yuki, die gebruik maken van AI, bieden automatiseringsmogelijkheden voor taken zoals factuurverwerking, belastingaangiften en reconciliatie. Dit bespaart tijd en vermindert fouten.
• Voorspellende analyses: AI-functionaliteiten in deze software kunnen kleinere kantoren helpen door voorspellende analyses uit te voeren op financiële gegevens van klanten. Hierdoor kunnen accountants risicovolle trends tijdig signaleren en klanten proactief adviseren.
• Realtime rapportages: Met AI-gebaseerde functies in boekhoudsoftware kunnen kleinere kantoren realtime rapportages en analyses leveren. Dit verhoogt de klanttevredenheid en biedt MKB-klanten sneller inzicht in hun financiële situatie.

Voorbeeld uit de praktijk: Een administratiekantoor dat gebruikmaakt van Yuki heeft de geautomatiseerde factuurverwerking verder geoptimaliseerd met AI-functies, waardoor er meer tijd vrijkomt voor persoonlijk klantadvies. Door voorspellende analyses, mogelijk gemaakt door de AI-functionaliteiten in Yuki, kunnen ze nu klanten adviseren over hun cashflow en financiële gezondheid, iets wat voorheen moeilijk was zonder uitgebreide dataverwerkingstools.

Hoe betrouwbaar is AI in de accountancy?

Hoewel AI snelle en nauwkeurige analyses mogelijk maakt, hangt de betrouwbaarheid af van de kwaliteit van de gegevens waarop het systeem is getraind. AI is zo goed als de data die het gebruikt: als de inputdata onvolledig of vertekend is, kunnen de uitkomsten foutief zijn.

Daarom is menselijke controle essentieel. Een accountant blijft verantwoordelijk voor het interpreteren van de resultaten en het beoordelen van de AI-output. AI-tools zoals MindBridge (gebruikt door KPMG en BDO) combineren AI met menselijke expertise om afwijkingen te detecteren, maar vertrouwen op ervaren accountants om de resultaten te interpreteren.

Mogelijkheden: AI kan verder worden verfijnd door betere samenwerking tussen dataleveranciers en accountantskantoren, waardoor AI-modellen getraind worden op hoogkwalitatieve, diverse datasets. Dit vergroot de betrouwbaarheid van AI-systemen, vooral voor kleinere kantoren die mogelijk minder toegang hebben tot grote hoeveelheden data.

Hoe pakt de EU AI Act ethische en juridische vraagstukken aan?

De EU AI Act biedt een solide kader om AI-systemen veilig en ethisch verantwoord te implementeren. Deze wetgeving vereist dat AI-systemen transparant zijn, bias minimaliseren en voldoen aan de strengste normen op het gebied van privacy en databeveiliging.

Een belangrijk punt van zorg bij AI is bias in algoritmes: systemen die gebaseerd zijn op vertekende data kunnen discriminerende of bevooroordeelde uitkomsten genereren. De EU AI Act verplicht bedrijven om te zorgen dat AI-systemen op een eerlijke manier werken en dat klanten en medewerkers altijd inzicht hebben in hoe beslissingen worden genomen.

Bias in algoritmes: Wanneer de data die een AI gebruikt vertekend is, kunnen de uitkomsten bevooroordeeld zijn.

Voorbeeld uit de praktijk: PwC past AI toe om complianceprocessen te verbeteren. Ze gebruiken machine learning om grote hoeveelheden financiële transacties te analyseren op mogelijke afwijkingen of risico’s. Hierbij houden ze rekening met de ethische richtlijnen die door de EU AI Act zijn opgesteld, zoals het waarborgen van de privacy van klantgegevens.

Moet ik me zorgen maken dat AI mijn baan vervangt?

Veel medewerkers maken zich zorgen dat AI banen zal vervangen. Vier op de tien mensen vrezen dat AI hun werk overbodig maakt. In werkelijkheid neemt AI vooral repetitieve taken over, terwijl de behoefte aan strategisch en adviserend werk juist toeneemt. AI ondersteunt medewerkers door tijdrovende taken te automatiseren, waardoor zij zich kunnen focussen op complexere kwesties en klantrelaties.

Voor administrateurs: Boekhoudsoftware zoals Yuki en Exact neemt facturatie en reconciliatie over, maar het blijft noodzakelijk dat administrateurs het grotere financiële plaatje in de gaten houden en klanten persoonlijk adviseren.

Voor accountants: Deloitte gebruikt AI-tools om financiële gegevens te analyseren, maar de analyse zelf is slechts een eerste stap. Het zijn de accountants die de uitkomsten vertalen naar waardevolle adviezen voor hun klanten.

Hoe kan ik AI integreren in mijn werkprocessen?

Om AI succesvol te integreren, is het belangrijk om stapsgewijs te beginnen. Hier zijn enkele praktische stappen:

1. Automatiseer repetitieve taken: Begin met eenvoudige processen zoals factuurverwerking en reconciliatie. AI kan deze taken snel en foutloos uitvoeren.
2. Gebruik AI voor data-analyse: AI kan snel afwijkingen in financiële gegevens detecteren en trends identificeren. Dit helpt bij audits en risicobeheer.
3. Investeer in training: Zorg dat medewerkers goed op de hoogte zijn van hoe ze AI-tools kunnen gebruiken. Dit verhoogt de effectiviteit van AI in je kantoor.

Voorbeeld uit de praktijk: BDO Nederland past AI toe in hun auditprocessen, waarbij ze machine learning gebruiken om gegevens van klanten te analyseren. Door AI stapsgewijs te implementeren, hebben ze de efficiëntie verhoogd en het risico op menselijke fouten verminderd.

Hoe verandert AI de relatie met klanten?

AI-tools kunnen accountants en administrateurs helpen om sneller en efficiënter rapportages te leveren. Dit betekent dat klanten meer inzicht krijgen in hun financiële situatie en sneller antwoord kunnen verwachten op vragen. AI maakt het mogelijk om meer waardevolle, op maat gemaakte adviezen te geven.

Toch blijft persoonlijk contact van onschatbare waarde. Klanten verwachten nog steeds dat ze met een echte persoon kunnen overleggen over hun financiële situatie. AI kan de administratie vergemakkelijken, maar de persoonlijke band met de klant blijft essentieel voor succes.

Voorbeeld uit de praktijk: Grant Thornton gebruikt AI-tools voor realtime data-analyse, waardoor klanten op elk moment toegang hebben tot hun financiële gegevens. Hierdoor kunnen ze snel reageren op veranderingen in hun cashflow of andere financiële omstandigheden. Dit verhoogt de klanttevredenheid en versterkt de relatie tussen accountant en klant.

Conclusie

AI biedt kansen voor zowel accountants als administratiekantoren, maar roept ook vragen en zorgen op. Dankzij de EU AI Act worden ethische en juridische risico’s goed beheerst, terwijl AI de efficiëntie en nauwkeurigheid van het werk verbetert. Door AI stapsgewijs te integreren en menselijke expertise te combineren met technologie, kunnen accountants en administrateurs hun rol uitbreiden en klanten nog beter van dienst zijn.