Samenvatting:

• AI Act compliance: Checklist voor MKB-accountantskantoren om te voldoen aan de AI Act.
• Risicobeheersysteem: Leer hoe je de risico’s van AI-tools in je kantoor beheerst.
• Checklist: Zie hieronder onze checklist voor een interne conformiteitsbeoordeling.

Wanneer je als MKB-accountantskantoor AI-tools inzet voor financiële analyses, rapportages of belastingadvies, is het cruciaal dat deze systemen voldoen aan de regels van de Europese AI Act. Vooral voor hoog-risico AI-systemen, zoals die worden gebruikt voor geautomatiseerde rapportages of klantbeheer, moet je een conformiteitsbeoordeling uitvoeren voordat je deze op de markt brengt of gebruikt.

De AI Act biedt de mogelijkheid tot een interne conformiteitsbeoordeling, waarbij je zelf controleert of je AI-tool compliant is. Volg deze checklist om je AI-tool compliant te maken en te zorgen voor een ethische en veilige AI-implementatie in je kantoor.

Checklist voor een interne conformiteitsbeoordeling van AI-tools

Beoordeel het risiconiveau van de AI-tool

• Bepaal of je AI-tool als hoog-risico AI-systeem wordt geclassificeerd onder de AI Act, bijvoorbeeld als deze wordt gebruikt voor automatisering met AI in financiële analyses of belastingadvies.
• Check of je tool wordt ingezet in een sector met strikte nalevingseisen, zoals de financiële sector​.

Stel een risicobeheersysteem op

• Ontwikkel een risicobeheersysteem voor je AI-tool om potentiële risico’s te identificeren en te beheersen. Dit is essentieel om AI-compliance te waarborgen.
• Zorg dat je het systeem regelmatig bijwerkt om de risico’s van de verwerking van gevoelige financiële gegevens te minimaliseren​.

Gebruik hoogwaardige datasets

• Verifieer dat je AI-tool gebruikmaakt van hoogwaardige, representatieve datasets om bias te voorkomen. Dit draagt bij aan ethiek in AI-gebruik en verhoogt de betrouwbaarheid van de resultaten.
• Documenteer hoe de gegevens worden verzameld, verwerkt en bijgewerkt om transparantie te garanderen​.

Ontwikkel technische documentatie

• Zorg voor gedetailleerde technische documentatie die beschrijft hoe de AI-tool werkt, welke algoritmes worden gebruikt en hoe menselijke controle is geïntegreerd.
• Dit is niet alleen essentieel voor naleving van de AI Act, maar ook om accountancy software in de juiste context te gebruiken​.

Implementeer menselijke controle

• Voor AI-systemen die worden gebruikt voor cruciale processen, zoals het samenstellen van jaarrekeningen of belastingadvies, moet er altijd sprake zijn van menselijke controle.
• Documenteer hoe deze controles worden uitgevoerd en zorg dat ze voldoen aan de ethische normen van de AI Act​.

Voer interne audits uit

• Interne audits helpen om te garanderen dat de AI-systemen blijven voldoen aan de eisen van de wet. Deze audits moeten regelmatig worden uitgevoerd om te zorgen dat de AI-tool blijft functioneren zoals bedoeld​.

Zorg voor transparantie en gebruikersinformatie

• Informeer gebruikers altijd dat ze met een AI-systeem te maken hebben. Transparantie is een belangrijke vereiste van de AI Act, vooral bij het verwerken van gevoelige financiële gegevens​, zie ook deze pagina van de European Commission

Blijf op de hoogte van geharmoniseerde normen

• De EU stelt geharmoniseerde normen vast voor de toepassing van AI in accountancy. Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van deze normen om compliant te blijven met de AI Act​.

Waarom conformiteitsbeoordeling belangrijk is voor AI-compliance

Het uitvoeren van een interne conformiteitsbeoordeling is essentieel om te zorgen dat je AI-tools voldoen aan de Europese AI Act. Dit proces beschermt je tegen juridische risico’s, verhoogt de veiligheid en ethiek van je systemen en zorgt voor vertrouwen bij je klanten. Accountantskantoren in het MKB die AI gebruiken, kunnen hiermee automatisering in accountancy op een verantwoorde manier doorvoeren.